FAQ – KSeF w pytaniach i odpowiedziach

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system Ministerstwa Finansów, przez który wystawiane, odbierane i przechowywane są faktury elektroniczne. Faktura nie jest już papierem ani PDF-em, lecz ustrukturyzowanym plikiem XML.

Nie. Faktura w KSeF to plik XML zgodny z oficjalną strukturą. PDF może być jedynie wizualizacją takiej faktury, ale sam PDF nie jest fakturą ksefową.

• od 1 lutego 2026 r. – duże i średnie firmy (obrót powyżej 200 mln zł),

• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.

Odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r.

Tak. Obowiązek obejmuje również przedsiębiorców zwolnionych z VAT, w tym m.in. drobnych przedsiębiorców, lekarzy czy rolników ryczałtowych.

Najmniejsze firmy mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub PDF), jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.

W przypadku krajowych transakcji B2B – nie. Kontrahent odbiera fakturę automatycznie w systemie.

W przypadku:

• sprzedaży dla konsumentów (B2C),

• sprzedaży dla kontrahentów zagranicznych, faktura powinna być dodatkowo przekazana nabywcy w uzgodnionej formie (np. PDF e-mailem).

• Numer KSeF to unikalny numer nadawany fakturze po jej przyjęciu przez system. Potwierdza on, że faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF.

• Od 2027 r. numer KSeF będzie obowiązkowy m.in. w tytułach przelewów między czynnymi podatnikami VAT.

• Datą wystawienia jest data przesłania faktury do KSeF.

• Datą otrzymania jest data nadania numeru KSeF.

Obie daty można sprawdzić w UPO oraz w aplikacji KSeF.

Nie. Faktury w KSeF nie można usunąć ani edytować. Wszelkie błędy koryguje się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.

Każda faktura przyjęta do systemu jest przechowywana przez 10 lat.

Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach i nie wymaga ich potwierdzania przez nabywcę.

• Jednoosobowa działalność – najczęściej przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

• Spółki – przez pieczęć kwalifikowaną lub poprzez wyznaczenie administratora KSeF w formularzu ZAW-FA.

Administrator KSeF to osoba fizyczna wskazana przez firmę, która zarządza dostępami do systemu. Może ona nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom lub biuru rachunkowemu.

Tak. Można nadać biuru rachunkowemu uprawnienia:

• tylko do pobierania faktur,

• lub również do ich wystawiania (jeśli tak ustalono).

Zakres uprawnień ustala przedsiębiorca.

Zależy od ustaleń. Najczęściej przedsiębiorca sam wystawia faktury sprzedażowe, a biuro rachunkowe jedynie pobiera faktury z KSeF do celów księgowych.

Faktury otrzymane poza KSeF (np. od kontrahentów zagranicznych) należy przekazywać do biura rachunkowego w uzgodniony sposób, np. jako PDF.

• Przedsiębiorca odpowiada za treść i zasadność faktury.

• Biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe ujęcie faktury w ewidencji księgowej.

System KSeF przewiduje kilka trybów wystawiania i przesyłania faktur, w zależności od dostępności systemu oraz ewentualnych awarii:

1. Tryb online
   W trybie online faktura jest przesyłana do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona. Jest to standardowy i podstawowy sposób działania systemu.

2. Tryb offline 24
   W tym trybie faktura może zostać wysłana do KSeF maksymalnie do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Tryb ten stosowany jest w sytuacjach krótkotrwałych problemów technicznych po stronie podatnika.

3. Awaria zwykła
   Obejmuje sytuacje, w których występują przejściowe problemy techniczne, ale system KSeF nie jest całkowicie niedostępny. Zasady przesyłania faktur zależą od charakteru awarii.

4. Awaria całkowita po stronie MF
   W przypadku całkowitej awarii po stronie Ministerstwa Finansów faktury nie są przesyłane do KSeF do czasu usunięcia problemu.

5. Niedostępność systemu (np. prace serwisowe)
   Gdy system KSeF jest czasowo niedostępny, faktura powinna zostać wysłana w ciągu 1 dnia roboczego od momentu przywrócenia dostępności systemu.

6. Problem po stronie MF
   Jeżeli problem techniczny leży po stronie Ministerstwa Finansów, istnieje możliwość przesłania faktury do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od momentu usunięcia usterki.