Od kiedy mamy obowiązek pracować z KSeF?

Obowiązek stosowania przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został przesunięty przez Ministerstwo Finansów.

Aktualnie planowane terminy są następujące:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych i średnich firm (obrót powyżej 200 mln zł),

• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.

Jednocześnie należy pamiętać, że odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, czy dana firma wystawia już faktury w tym systemie.

📣 Mimo że obowiązek został przesunięty, warto rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć problemów organizacyjnych i technicznych w momencie wejścia przepisów w życie.

Kogo obejmować będzie obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF dotyczy obecnie wszystkich przedsiębiorców – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to po pierwsze narzędzie do wystawiania faktur, ale przede wszystkim to drugie, czyli platforma do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Pierwszą z funkcji tj. narzędzie do wystawiania faktur, wielu z nas przedsiębiorców, zapewnia sobie korzystając z dostępnych na rynku narzędzi, niektórzy mają wdrożone kompleksowe oprogramowanie do zarządzania firmą gdzie wystawiają faktury, prowadzą gospodarkę magazynową, czy rozliczają płatności.

Czy zatem trzeba będzie przenieść się z wystawianiem faktur do KSeF? NIE.

W dalszym ciągu możemy wykorzystywać oprogramowanie z którego dotychczas korzystaliśmy, musimy upewnić się jedynie, że dostawca zadba o aktualizację tego oprogramowania w taki sposób, by umożliwiało wysyłkę wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dla przedsiębiorców wystawiających niewielką ilość faktur, przeniesienie się na platformę KSeF może być wygodnym, bezpłatnym i kompleksowym rozwiązaniem, ponieważ nie trzeba będzie już dbać o to, by wystawiona faktura została do KSeF przesłana.

Faktura w KSeF według jednego wzorca

Żeby KSeF mógł funkcjonować zgodnie z założeniami, konieczne było wprowadzenie jednego schematu dla wystawianych faktur. Dzięki temu rozwiązaniu i odpowiednim narzędziom, będziemy w stanie wizualizować obraz każdej faktury w bardzo wygodny do przeglądania sposób. Data wystawienia faktury, data sprzedaży towaru/usługi, numer faktury, dane kontrahentów, informacje dodatkowe np. o metodzie kasowej, zawsze pojawią nam się w jednym i tym samym miejscu. Nie będzie już konieczności szukania tych informacji gdzieś „ukrytych” na dokumencie, każda z tych informacji będzie miała swoje stałe miejsce, a sposób wizualizacji dokumentu będziemy mogli dowolnie kształtować, oczywiście jeśli dostawca naszego oprogramowania umożliwi takie funkcje, a tego właśnie byśmy od dostawców oczekiwali.

Numer identyfikacyjny faktury w KSeF

Dotychczas identyfikowaliśmy fakturę i wiązaliśmy ją z podmiotem po numerze NIP oraz numerze faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, każda przesłana do KSeF faktura otrzyma unikatowy numer, za pomocą którego dokument będzie identyfikowany.   

Data wystawienia faktury 

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną, w dniu jej wysłania do KSeF. Fakt ten potwierdza nadanie fakturze numeru identyfikującego o którym mowa wyżej. 

Wymagana akceptacja odbiorcy

Przepisy o KSeF nie wymagają żadnej akceptacji faktury przez odbiorcę w samym systemie KSeF. Faktura ustrukturyzowana trafia do KSeF automatycznie w momencie nadania jej numeru identyfikującego przez system – niezależnie od tego, czy odbiorca chce, czy nie chce jej przyjąć.

Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy regularnie logowali się do KSeF i weryfikowali:

• czy wszystkie faktury zakupu rzeczywiście tam są

• czy ktoś przypadkiem nie wystawił na nas faktury dotyczącej zupełnie innej działalności

Korzystanie z platformy KSeF

Z platformy KSeF korzystać mogą przede wszystkim podmioty, na które obowiązek nakłada ustawa, ale także osoby, którym nadano uprawnienia do obsługi KSeF, np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kwestie związane z nadawaniem uprawnień omówimy w kolejnej, obszernie poświęconej temu zakresowi części.   

Przechowywanie dokumentów w KSeF

W ustawie znalazły się także zapisy dotyczące przechowywania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Koniec paragonów z NIP

Paragon z NIP będzie traktowany jako faktura uproszczona do 31 grudnia 2026 r.
Od 1 stycznia 2027 r. paragony z NIP-em tracą status faktury – nawet jeśli są one z NIP-em.

Co z biletami? 

Bilety spełniające funkcję faktury, także paragony na autostradach płatnych, zostają wyłączone z KSeF.

Awaria internetu, wystawiłem fakturę, nie mogę jej wysłać do KSeF…

W przypadku awarii po stronie podatnika, przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury w trybie offline i wysłania takiej faktury do KSeF następnego dnia roboczego.

Likwidacja JPK_FA?

Wydaje się być naturalną koleją rzeczy, iż w przypadku korzystania z KSeF, nie będziemy mieć już obowiązku generowania i wysyłania na żądanie organu podatkowego struktury JPK_FA. Wszystkie dane będą znajdować się w Krajowym Systemie e-Faktur, którego administratorem danych jest Krajowa Administracja Skarbowa.

Czy powinniśmy bać się pracy z KSeF?

KSeF rzeczywiście wymusza znacznie większą dyscyplinę przy wystawianiu faktur niż dotychczas.

Mały błąd (np. zły NIP nabywcy, zła data sprzedaży, błędny kod GTU) → faktura nie zostanie uznana lub będzie wymagała korekty 0/1 w KSeF.

Z drugiej strony – przy dobrym przygotowaniu i odpowiednim oprogramowaniu – KSeF realnie pozwala zaoszczędzić czas na najbardziej żmudnych czynnościach (wpisywanie faktur zakupu ręcznie).

Największe korzyści pojawią się wtedy, gdy:

• faktury zakupu będą pobierane automatycznie do systemu księgowego

• klient będzie miał wygodny sposób wstępnej weryfikacji / opisywania / odrzucania dokumentów zanim trafią do księgowości

Bardzo ważna zmiana w relacjach biuro – klient (2026)

Nie można już księgować faktur, które są w KSeF tylko na podstawie wersji papierowej/PDF przesłanej przez klienta.

Jeśli faktura znajduje się w KSeF (czyli została prawidłowo zarejestrowana i ma nadany numer KSeF), to jedynym wiarygodnym źródłem do zaksięgowania jest dokument pobrany z KSeF (z numerem identyfikującym).

W praktyce oznacza to, że:

• dokumenty, które są w KSeF → muszą być księgowane na podstawie pobrania z KSeF

• dokumenty, które nie są i nie będą w KSeF (WNT, import usług, paragony za autostradę, bilety, niektóre faktury zagraniczne, noty obciążeniowe itp.) → nadal mogą (a często muszą) być księgowane na podstawie wersji papierowej/PDF

Podsumowując – KSeF wymusza zupełnie nowe podejście do obiegu dokumentów i współpracy biuro–klient.