Checklista KSeF dla JDG

Wystawiasz faktury dla innych firm (B2B) – KSeF będzie obowiązkowy.

Od kiedy:

• od 1 kwietnia 2026 r. – większość JDG,

• wcześniej, jeśli przekroczysz limity dużej/średniej firmy

Pamiętaj: od 1 lutego 2026 r. musisz odbierać faktury w KSeF, nawet jeśli jeszcze ich nie wystawiasz.

Przygotuj Profil Zaufany oraz numer  NIP

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdź, czy masz dostęp.

mcu.mf.gov.pl/web/login

Podpisz żądanie uwierzytelnienia do systemu KSeF.

Zostaniesz zalogowany do systemu. Poniżej podgląd.

Kliknij na Certyfikaty -> Wnioskuj o certyfikat (klucz prywatny)

Krok 1: "Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu"

Wprowadź nazwę certyfikatu (np. nazwa firmy) oraz utwórz hasło. Zostanie pobrany plik z certyfikatem.

Krok 2: Przejdzeisz do drugiego kroku "Wygenerowano klucz prywatny",

wybierz przeznaczenie "Uwierzytelnienie w systemie KSeF" a następnie kliknij przycisk "Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu"

Po kilku minutach możesz odświeżyć i certyfiat powinien być aktywny.

Zaloguj się do KSeF http://mcu.mf.gov.pl/web/login

Nadaj biuru rachunkowemu uprawnienie do:

• pobierania faktur sprzedaży i zakupu.

• przejdź do Uprawnienia - > Nadaj uprawnienie - > Wpisz dane podmiotu uprawnianego nasz NIP: 8851598036 Pełna nazwa: ViBa Biuro Rachunkowe Liliana Tymska. 

• Wybierz Zakres ustawień "przeglądania faktur"

• Nie nadaj uprawnień do wystawiania faktur, jeśli nie zostało to uzgodnione.

Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF (FA(3)).

Wystaw testową fakturę w KSeF.

Możesz także otrzymać dostęp do PodatkiPodatki - programu księgowemu zintegrowanemu z naszym Biurem Rachunkowym. Więcej szczegółów jak z otrzymać dostęp i jak korzystać znajdziesz tutaj.

Regularnie sprawdzaj faktury otrzymane w KSeF.

Sprawdź, czy faktura:

• dotyczy Twojej firmy,

• zgadza się z ustaleniami z kontrahentem.

W razie błędów skontaktuj się z wystawcą – faktury nie da się usunąć, tylko skorygować.

Od 2027 r. wpisuj numer KSeF w tytułach przelewów (VAT czynni).

Nie wysyłaj faktur B2B e-mailem – kontrahent odbiera je w KSeF.

• Klucz prywatny nigdy nie może opuścić Twojego komputera/firmy

• Nie wysyłaj go mailem, nie wrzucaj na dysk Google, OneDrive, Dropbox itd.

• Najlepiej trzymać go na osobnym, zaszyfrowanym pendrive lub w module TPM / HSM

• Hasło do klucza prywatnego → minimum 16 znaków, najlepiej menedżer haseł + backup frazy odzyskiwania

• Jak stracisz klucz prywatny → musisz wnioskować o nowy certyfikat od zera (stary zostaje unieważniony)